Politique de confidentialité pour la marque employeur et le recrutement de HubOne
Date de publication : 07-06-2024
Nous gérons chez HubOne notre marque employeur ainsi que notre processus de recrutement par le biais de notre site carrière(le « Site Carrière »), ainsi qu’avec l’aide d’un système de suivi des candidats.
Dans la présente Politique de confidentialité, nous expliquons comment nous traitons vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
- Vous visitez notre Site Carrière (vous êtes un « Visiteur »)
- Vous vous connectez avec nous via notre Site Carrière afin de créer un profil et de recevoir des informations sur les postes vacants actuels ou futurs au sein de notre société (vous êtes un « Candidat connecté »)
- Vous postulez à un poste au sein de notre société, via notre Site Carrière ou un service tiers (vous êtes un « Candidat postulant »)
- Nous recueillons des informations vous concernant auprès d'autres parties, sites et services, dans la mesure où nous estimons que votre profil est intéressant pour nos postes vacants actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat sourcé »)
- Nous recevons des informations vous concernant de la part de nos employés ou partenaires, dans la mesure où ils estiment que votre profil est intéressant pour nos postes vacants actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat coopté »)
- Nous recevons des informations vous concernant de la part d'un Candidat, qui vous cite comme référence (vous êtes alors un « Référent »).
La présente Politique de confidentialité décrit également les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, ainsi que la manière dont vous pouvez exercer ces droits.
Lorsque nous utilisons le terme « Candidat » dans la présente Politique de confidentialité, nous faisons référence à chacun des Candidats connectés, Candidats postulants, Candidats sourcés et Candidats coopté, sauf indication contraire.
1. À propos du traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel désignent toutes les informations qui peuvent être directement ou indirectement liées à une personne physique vivante. Voici quelques exemples de données à caractère personnel : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse IP. Par traitement de données à caractère personnel, il faut entendre toute utilisation automatisée de données à caractère personnel - telles que la collecte, la création, l'analyse, le partage et la suppression de données à caractère personnel.
Des lois et des réglementations régissent la manière dont les entreprises peuvent traiter les données à caractère personnel, appelées lois sur la protection des données. Différentes lois sur la protection des données s'appliquent à différents types d'utilisation de données à caractère personnel, et ce, dans différentes régions du monde. Un exemple important de loi sur la protection des données qui est pertinent pour notre utilisation de vos données personnelles, telle que décrite dans la présente Politique de confidentialité, est le Règlement Général sur la Protection des Données de l'Union européenne (2016/679, RGPD).
La plupart des obligations découlant du RGPD s'appliquent au responsable du traitement. Un responsable du traitement est l'entité qui décide à quelles fins les données à caractère personnel seront traitées et comment le traitement sera effectué. Le responsable du traitement peut faire appel à un sous-traitant de données. Un sous-traitant de données est une entité qui ne peut traiter les données à caractère personnel que selon les instructions du responsable du traitement et ne peut pas utiliser les données à caractère personnel à ses propres fins.
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, nous assumons le rôle de responsable du traitement tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité.
2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Toutes les personnes
- Informations sur l'appareil - Si vous visitez notre Site Carrière, nous recueillerons des données sur votre appareil, telles que l'adresse IP, le type et la version du navigateur, le comportement de la session, la source du trafic, la résolution de l'écran, la langue préférée, l'emplacement géographique, le système d'exploitation et les paramètres/l'utilisation de l'appareil.
- Données techniques et statistiques - Si vous visitez notre Site Carrière nous collecterons des données techniques et statistiques concernant votre utilisation du site, comme les informations sur les URL visitées et votre activité sur le site.
- Données de communication - Nous recueillerons et conserverons vos communications avec nous, y compris les informations fournies par vous lors de ces échanges. Cela peut inclure, par exemple, le contenu des e-mails, des enregistrements vidéo, des messages sur les réseaux sociaux, les informations que vous ajoutez à votre compte chez nous, les réponses à des enquêtes, etc.
- Coordonnées - Telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ainsi que votre adresse physique.
Candidats
- Données issues d'entretiens, d'évaluations et d'autres informations provenant du processus de recrutement - Telles que les notes des entretiens menés avec vous, les évaluations et tests effectués, les exigences salariales.
- Informations contenues dans votre candidature - Telles que votre CV, votre lettre de motivation, vos exemples de travaux, vos références, vos lettres de recommandation et votre formation.
- Informations contenues dans votre profil public - Il s'agit des informations que nous recueillons sur vous à partir de sources publiques liées à votre expérience professionnelle, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
- Informations fournies par les référents - Il s'agit des informations que nous recevons de nos employés ou partenaires qui vous recommandent à nous, ou des personnes que vous avez citées comme références.
3. D'où proviennent vos données à caractère personnel ?
Toutes les personnes
- Du Site d’offres d’emploi. Si vous visitez notre Site d’offres d’emploi, nous recueillons des données techniques et statistiques sur la façon dont vous utilisez le Site d’offres d’emploi, ainsi que des données provenant de votre appareil.
- Directement de vous. La plupart des informations que nous traitons à votre sujet nous parviennent directement de votre part, par exemple lorsque vous postulez à un poste chez nous ou lorsque vous vous connectez avec nous. Vous avez toujours le choix de ne pas nous fournir certaines informations. Certaines données à caractère personnel sont toutefois nécessaires pour nous permettre de traiter votre candidature ou de vous fournir les informations que vous souhaitez obtenir de notre part.
Références
- De la part de la personne pour laquelle vous êtes un référent. Si un candidat vous cite comme référent, nous recueillerons vos coordonnées auprès du candidat afin de pouvoir vous contacter.
Candidats
- De sources publiques. Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel vous concernant à partir de sources publiques, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
- De nos référents. Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part de nos employés ou partenaires (tels que des prestataires de services de recrutement), s’ils estiment que votre profil présente un intérêt pour nos postes vacants actuels ou futurs.
- De vos référents. Si vous nous fournissez des référents, nous pouvons recueillir des informations vous concernant auprès d’eux.
- Données que nous générons nous-mêmes ou en collaboration avec vous.Les informations concernant votre candidature et votre profil sont généralement créées par nous ou en collaboration avec vous au cours du processus de recrutement. Cela peut inclure, par exemple, des notes prises lors d'entretiens avec vous, ainsi que des évaluations et des tests effectués.
4. Pour quelles raisons traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Protéger et faire respecter nos droits, nos intérêts et ceux d'autrui, notamment dans le cadre d'actions en justice.
Personnes concernées : le ou les individu(s) concerné(s) par la question juridique, pouvant appartenir à toutes les catégories de personnes énumérées ci-dessus.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Le partage de vos données à caractère personnel avec d'autres destinataires, aux fins indiquées à l'article 5 ci-dessous.
Personnes concernées : Cela varie en fonction de l'objectif du partage, voir article 5 ci-dessous.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Recueillir des informations sur votre utilisation du Site Carrière, en utilisant des cookies et d'autres technologies de suivi, comme décrit dans notre Politique en matière de cookies.
Personnes concernées : Visiteurs.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Informations sur l'appareil.
Maintenir, développer, tester et assurer de toute autre manière la sécurité du Site Carriére.
Personnes concernées : Visiteurs.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : informations sur l'appareil ; données techniques et statistiques.
Analyser l'utilisation et les performances du Site d'offres d'emploi et de son contenu, afin d'obtenir des statistiques et d'améliorer les performances opérationnelles.
Personnes concernées : Visiteurs.
Catégories de données à caractère personnel utilisées :informations sur l'appareil ; données techniques et statistiques.
Vous fournir des mises à jour sur les postes vacants au sein de notre entreprise.
Personnes concernées : Candidats connectés.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Coordonnées ; Données de communication
Évaluer les profils et les candidatures que nous recevons. Cela comprend également communiquer avec vous au sujet de votre candidature et votre profil.
Personnes concernées : Candidats connectés ; candidats postulants.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Collecte et évaluation proactive de votre profil professionnel. Cela comprend également communiquer avec vous concernant votre profil.
Personnes concernées : Candidats sourcés ; Candidats cooptés.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Vous contacter directement au sujet de futurs postes vacants spécifiques chez nous.
Personnes concernées : Candidats.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Enregistrer le(s) entretien(s) menès avec vous.
Personnes concernées : Candidats.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Données de communication.
Vous contacter afin de vous demander de participer à des enquêtes.
Personnes concernées : Candidats.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Vous contacter pour demander des informations sur un Candidat, et évaluer les informations que vous fournissez.
Personnes concernées : Référents.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Coordonnées ; Données de communication.
5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
Nos prestataires de services. Nous partageons vos données à caractère personnel avec nos prestataires qui offrent des services et des fonctionnalités dans le cadre de notre processus de marque employeur et de recrutement. Il s'agit notamment des prestataires de services de recrutement ainsi que du fournisseur de notre Site Carrière et du applicant tracking system associé.
Les entreprises de notre groupe. Nous partageons vos données à caractère personnel avec les entreprises de notre groupe lorsqu'elles nous fournissent des services et des fonctionnalités pour notre marque employeur et notre processus de recrutement, tels que l'accès à des systèmes et logiciels particuliers.
Entreprises fournissant des cookies sur le Site Carrière. Si vous y consentez, des cookies sont mis en place par d'autres entreprises que la nôtre, qui utiliseront les données recueillies par ces cookies conformément à leur propre politique de confidentialité. Vous trouverez des informations sur les cookies concernés dans notre Politique en matière de cookies.
Aux autorités et autres acteurs publics - lorsque nous en recevons l'ordre. Nous partagerons vos données à caractère personnel avec les autorités et autres acteurs publics lorsque nous sommes dans l'obligation légale de le faire.
À des parties impliquées dans une procédure judiciaire. Si nécessaire pour protéger ou défendre nos droits, nous partageons vos données à caractère personnel avec les autorités publiques ou avec d'autres parties impliquées dans une procédure judiciaire potentielle ou en cours. Cela peut par exemple se produire en cas de plaintes pour discrimination.
Fusions et acquisitions etc. Dans le cadre d'une fusion potentielle, d'une vente d'actifs de l'entreprise, d'un financement ou d'une acquisition de tout ou partie de notre activité par une autre entreprise, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec d'autres parties impliquées dans le processus.
6. Sur quelle base légale traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Afin de pouvoir traiter vos données à caractère personnel, nous devons avoir une base légale établie. Une base légale est une justification nécessaire pour le traitement des données à caractère personnel en vertu du RGPD.
Dans le cadre des activités décrites dans la présente Politique de confidentialité, notre principale base légale est que le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime pour nous permettre de recruter des talents possédant les compétences appropriées. Nous avons conclu qu'il existe un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel pour cette finalité, que ce traitement est nécessaire pour atteindre cet objectif ; et que notre intérêt l'emporte sur votre droit à ce que vos données ne soient pas traitées à cette fin
Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur la manière dont cette appréciation a été faite, n'hésitez pas à nous contacter. Veuillez consulter les articles 9 et 10 ci-dessous pour obtenir nos coordonnées.
Dans certaines circonstances particulières, le traitement de vos données peut être effectué uniquement si et lorsque vous donnez votre consentement explicite. C'est par exemple le cas lorsque nous proposons d'enregistrer un entretien avec vous. Veuillez vous référer à l'Article 9 ci-dessous pour de plus amples informations sur votre droit de retirer votre consentement.
7. Quand transférons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE, et comment les protégeons-nous dans de telles éventualités
Nous nous efforçons de toujours traiter vos données à caractère personnel au sein de la zone de l'UE/EEE.
Cependant, certains de nos prestataires de service traitent vos données à caractère personnel en dehors de la zone de l'UE/EEE.. Nous utilisons également des fournisseurs dont l'entreprise mère, ou l'entreprise mère de leur sous-traitant, est basée en dehors de l'UE/EEE. Dans de tels cas, nous avons pris en compte le risque que les données à caractère personnel puissent être divulguées dans des pays en dehors de l'UE/EEE, par exemple en raison d'une demande d'une autorité.
Lorsqu'un autre destinataire de vos données à caractère personnel (tel que décrit à l'article 5 ci-dessus) est basé en dehors de l'UE/EEE, cela signifie également que vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE.
Lorsque nous, ou l'un de nos fournisseurs, transférons vos données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE, nous veillons à utiliser une garantie reconnue par le RGPD afin de permettre le transfert. Nous avons recours aux garanties suivantes :
Lorsque vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE, nous mettons également en place des garanties techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel en cas de divulgation. Les mesures de protection spécifiques que nous mettons en œuvre dépendent de ce qui est techniquement réalisable et suffisamment efficace pour le transfert en question.
Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les cas dans lesquels vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans les articles 9 et 10 ci-dessous.
8. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Toutes les personnes
Si nous traitons vos données à caractère personnel dans le but de protéger et de faire valoir nos droits, nous les conserverons jusqu'à ce que la question juridique afférente soit entièrement et définitivement résolue.
Visiteurs
Nous conservons vos données à caractère personnel pendant un (1) an à des fins de sécurité. Les périodes de conservation des cookies sont définies dans notre Politique en matière de cookies. Nous conservons vos données à caractère personnel en vue d'analyser les performances du Site Carrière aussi longtemps que nous conservons des données à caractère personnel vous concernant à d'autres fins.
Candidats
Si vous êtes un Candidat connecté (uniquement), nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps vous restez connecté avec nous.
Pour les autres types de Candidats, nous conservons vos données à caractère personnel afin de déterminer si vous êtes un candidat approprié pour le(s) poste(s) vacant(s) concerné(s) chez nous.
Si vous n'êtes pas retenu lors du processus de recrutement initial, nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour envisager, et éventuellement vous contacter, pour de futures offres d'emploi pertinentes.
Si vous êtes recruté, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée de votre emploi, à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus, ce dont vous serez informé.
Référents
Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nous conservons les données à caractère personnel du Candidat pour lequel vous avez agi en tant que référent.
9. Quels sont vos droits, et comment pouvez-vous les exercer ?
Dans cet article, vous trouverez des informations sur les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données à caractère personnel. Comme décrit ci-dessous, certains des droits n'entrent en jeu que lorsque nous traitons vos données à caractère personnel en vertu d'une base juridique particulière.
Si vous souhaitez exercer l'un des droits énumérés ici, nous vous suggérons de :
- Visiter la page Données et vie privée de notre Site Carrière, où nous proposons des fonctionnalités vous permettant d'exercer vos droits ;
- Vous connecter à votre compte chez nous, où vous pouvez utiliser les paramètres du compte pour exercer vos droits ; ou
- Nous contacter directement à l'adresse suivante : marie.vannier@hubone.fr.
Droit d'être informé
Vous êtes en droit d'être informé de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Vous avez le droit d'être informé si nous envisageons de traiter vos données à caractère personnel à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été initialement recueillies.
Nous vous fournirons de telles informations par le biais de la présente Politique de confidentialité, des mises à jour sur notre Site d'offres d'emploi (voir également l'article 11 ci-dessous) et en répondant à vos éventuelles questions.
Droit d'accès à vos données à caractère personnel.
Vous avez le droit de savoir si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant, ainsi que de recevoir une copie des données que nous traitons à votre sujet. En recevant la copie de vos données, vous recevrez également des informations sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.
Droit d'accès et de demande de transfert de vos données à caractère personnel à un autre destinataire (« portabilité des données »).
Vous pouvez demander une copie des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons pour l'exécution d'un contrat conclu avec vous, ou sur la base de votre consentement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Cela vous permettra d'utiliser ces données ailleurs, par exemple pour les transférer à un autre destinataire. Si cela est techniquement réalisable, vous avez également le droit de nous demander de transférer les données directement à un autre destinataire.
Droit d'effacement de vos données à caractère personnel (« droit à l'oubli »).
Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer les données à caractère personnel vous concernant. Cela peut être le cas, par exemple, s'il n'est plus nécessaire de traiter les données aux fins pour lesquelles nous les avions initialement collectées, si vous révoquez votre consentement, si vous vous opposez au traitement et qu'il n'existe pas de justification légitime et impérieuse pour le traitement (voir ci-dessous le droit distinct d'opposition).
Droit de s'opposer à notre traitement de vos données à caractère personnel.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel basé sur notre intérêt légitime, en invoquant vos circonstances personnelles.
Droit de limiter le traitement.
Si vous estimez que les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet sont inexactes, que notre traitement est illégal ou que nous n'avons pas besoin de ces informations pour un objectif spécifique, vous avez le droit de demander la limitation du traitement desdites données à caractère personnel. Si vous vous opposez à notre traitement, comme décrit ci-dessus, vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de ces données à caractère personnel pendant que nous examinons votre demande.
Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est limité, nous ne traiterons ces données (à l'exception du stockage) qu'avec votre consentement ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux, pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale, ou pour des motifs liés à un intérêt public important.
Droit de rectification.
Vous êtes en droit de demander que nous rectifiions les informations inexactes et que nous complétions les informations vous concernant que vous estimez incomplètes.
Droit de retirer votre consentement.
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous êtes en droit de retirer ce consentement à tout moment. Si vous exercez ce droit, nous cesserons de traiter vos données aux fins pour lesquelles vous avez retiré votre consentement. Cependant, cela n'affecte pas la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait.
Droit de porter plainte.
Si vous avez des plaintes concernant notre traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données de France. Vous trouverez leurs coordonnées ici.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données, dont vous trouverez la liste ici si vous êtes basé au sein de l'UE. Si vous résidez au Royaume-Uni, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission de l'information (Information Commissioner's Office), ici.
10. Où pouvez-vous adresser vos commentaires ou questions ?
Si vous souhaitez nous contacter afin d'exercer vos droits ou si vous avez des questions ou des commentaires concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : marie.vannier@hubone.fr.
11. Mises à jour de la présente Politique de confidentialité
Nous procédons à des mises à jour de la présente politique de confidentialité lorsque cela est nécessaire, que ce soit parce que nous adoptons de nouvelles méthodes de traitement de vos données à caractère personnel, pour rendre les informations plus claires à votre intention, ou encore pour nous conformer aux lois en vigueur sur la protection des données.
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page afin de vous tenir informé des éventuels changements qui y sont apportés. Vous pouvez toujours consulter le haut de cette page pour voir quand la présente Politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois.
